Externer vs. interner Gefahrgutbeauftragter – was ist für kleine und mittlere Unternehmen sinnvoll?
In diesem Artikeln erfahren Sie, warum diese Entscheidung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) besonders wichtig ist
Der Umgang mit Gefahrgut ist für viele kleine und mittlere Unternehmen kein tägliches Geschäft. Trotzdem verlangt das ADR in zahlreichen Fällen einen Gefahrgutbeauftragten, der überwacht, dokumentiert, schult und sicherstellt, dass Transporte rechtskonform durchgeführt werden.
Damit stehen Unternehmen vor einer zentralen Entscheidung:
Soll ein interner Gefahrgutbeauftragter ausgebildet werden, der diese Aufgaben zusätzlich übernimmt?
Oder ist ein externer Gefahrgutbeauftragter die bessere Lösung, der sich professionell um alle Pflichten kümmert?
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen geht es dabei um mehr als nur Formalitäten. Es geht um Haftungsrisiken, Personalressourcen, Schulungsaufwand, Kosten – und am Ende um die Frage, ob Gefahrgutprozesse sicher, effizient und revisionssicher laufen.
Dieser Beitrag zeigt die gesetzlichen Grundlagen, Aufgaben, Kosten- und Risikoaspekte beider Modelle und gibt eine klare Orientierung, wann ein externer Gefahrgutbeauftragter für KMU die wirtschaftlichere und sicherere Lösung ist.
Gesetzliche Grundlage – wann ist ein Gefahrgutbeauftragter Pflicht?
Die Verpflichtung zur Bestellung eines Gefahrgutbeauftragten ergibt sich aus der Gefahrgutbeauftragtenverordnung (GbV) in Verbindung mit dem ADR. Grundsätzlich benötigt ein Unternehmen einen Gefahrgutbeauftragten, wenn es gewerblich:
Gefahrgut anliefern lässt,
Gefahrgut verpackt,
Gefahrgut verlädt,
Gefahrgut transportiert,
oder Gefahrgut an Dritte übergibt.
Dabei reicht oft schon eine einzelne Sendung, um in den Anwendungsbereich zu fallen. Ein typisches Beispiel aus der Praxis: Ein Paket mit Lithium-Ionen-Akkus wird einmal im Monat an einen Kunden versendet. Wenn keine Freistellung greift, kann bereits dieser Vorgang die Pflicht zur Bestellung eines Gefahrgutbeauftragten auslösen.
Es gibt zwar Ausnahmen, etwa:
Beförderungen in begrenzten Mengen,
bestimmte Kleinmengenregelungen,
Sondervorschrift 188 bei Lithium-Batterien,
innerbetriebliche Transporte unter klar definierten Rahmenbedingungen.
Aber: Ob eine Ausnahme tatsächlich gilt, ist nicht selbsterklärend. Sie muss fachlich geprüft und dokumentiert werden. Genau hier beginnt die Verantwortung des Gefahrgutbeauftragten – und hier entsteht in vielen KMU die erste Wissenslücke.
Welche Aufgaben und Pflichten hat ein Gefahrgutbeauftragter?
Unabhängig davon, ob er intern oder extern tätig ist, übernimmt der Gefahrgutbeauftragte eine Reihe verbindlicher Aufgaben, die in der GbV und im ADR festgelegt sind. Dazu gehören unter anderem:
Überwachung aller Gefahrgutprozesse im Unternehmen – von der Einstufung über die Verpackung bis zum Versand.
Schulung und Unterweisung des Personals gemäß ADR 1.3, angepasst an die Aufgaben der jeweiligen Mitarbeitenden.
Erstellung des Jahresberichts über die Tätigkeiten im Zusammenhang mit Gefahrgutbeförderungen.
Prüfung von Dokumenten und Stammdaten, z. B. UN-Nummern, Sicherheitsdatenblätter, UN38.3-Nachweise für Lithium-Batterien, Gefahrgutklassifizierungen.
Kontrolle der Verpackungen und Sicherungslösungen hinsichtlich Eignung und Zulassung.
Überprüfung der Kennzeichnung und Labels (Gefahrzettel, UN-Nummer, Kennzeichnungen für Lithium-Batterien, begrenzte Mengen usw.).
Begleitung und Analyse von Vorfällen und Unfällen, inklusive Melde- und Berichtspflichten.
Beratung zu geeigneten Transportwegen (Straße/ADR, Luft/IATA, See/IMDG, Schiene), einschließlich der Auswahl geeigneter Dienstleister.
Risikoanalyse und Prozessoptimierung: Identifikation von Schwachstellen und Ableitung von Maßnahmen zur Verbesserung der Sicherheit und Compliance.
Für viele KMU ist bereits diese Aufgabenliste ein Hinweis darauf, dass Gefahrgut kein „Nebenbei-Thema“ ist. Es braucht fachliche Tiefe, Erfahrung und Zeit.
Interner Gefahrgutbeauftragter – Chancen und Risiken
Vorteile eines internen Gefahrgutbeauftragten
- Ständige Präsenz im Unternehmen
Ein interner Gefahrgutbeauftragter ist physisch vor Ort und kennt die Abläufe aus dem Tagesgeschäft. Er kann bei spontanen Fragen direkt ansprechbar sein und im Lager oder Versand „mit anpacken“, wenn es notwendig ist. - Gute Kenntnis von Produkten und Besonderheiten
Interne Mitarbeitende kennen die Produktpalette, Prozesse, Kundenanforderungen und internen Schnittstellen oft sehr genau. Sie wissen, welche Artikel regelmäßig als Gefahrgut laufen, wo typische Fehler passieren und wer im Unternehmen an den Prozessen beteiligt ist. - Integration in das operative Geschäft
Ein interner Gefahrgutbeauftragter kann neben seiner Fachfunktion weitere Aufgaben übernehmen, etwa in der Lagerlogistik, im Versand oder im Qualitätsmanagement. Das kann organisatorisch sinnvoll sein, wenn Gefahrgut einen großen Anteil am Tagesgeschäft hat.
Nachteile – und warum sie für viele KMU entscheidend sind
- Hohe Ausbildungs- und Folgekosten
Die Qualifizierung zum Gefahrgutbeauftragten erfordert mehrtägige Lehrgänge, Prüfungsgebühren sowie regelmäßige Auffrischungsschulungen. Hinzu kommt die Zeit, in der der Mitarbeiter nicht produktiv im Tagesgeschäft arbeiten kann. Für ein KMU ist das ein spürbarer Kosten- und Ressourcenfaktor. - Ausfallrisiko ohne Vertretung
Fällt der interne Gefahrgutbeauftragte wegen Urlaub, Krankheit oder Stellenwechsel aus, entsteht schnell ein Compliance-Risiko. Neue Mitarbeitende müssen eingearbeitet werden, Prüfungen wiederholt und Abläufe neu aufgesetzt werden. In dieser Phase kann es passieren, dass Gefahrguttransporte nur eingeschränkt oder gar nicht stattfinden können. - Gefahr des Wissensverlusts
Gefahrgut ist ein Spezialthema. Wenn der interne Beauftragte die Regelwerke nicht täglich anwendet, sinkt die Routine – und damit steigt die Fehleranfälligkeit. Gerade bei Unternehmen, die nur gelegentlich Gefahrgut versenden, ist dieses Risiko hoch. - Mögliche Interessenkonflikte
Ein interner Gefahrgutbeauftragter steht immer in der Organisation des Unternehmens. In Stresssituationen kann der Druck entstehen, „pragmatische Entscheidungen“ zu treffen, die nicht zu 100 % den Vorschriften entsprechen. Die notwendige Unabhängigkeit ist dann schwerer durchzusetzen. - Eigenverantwortung für Schulungen und Dokumentation
Die Schulungspflicht nach ADR 1.3 bleibt im Unternehmen. Inhalte, Unterlagen, Teilnahmeprotokolle und Auffrischungstermine müssen selbst geplant und dokumentiert werden. Viele KMU erleben genau diesen administrativen Aufwand als Belastung. - Persönliche Haftungsrisiken
Gefahrgutbeauftragte tragen eine hohe Verantwortung. Im Schadensfall können sowohl das Unternehmen als auch der verantwortliche Mitarbeitende in die Haftung genommen werden. Das Bewusstsein dafür ist intern häufig nicht voll ausgeprägt – das erhöht das persönliche Risiko.
Externer Gefahrgutbeauftragter – Vorteile und mögliche Einschränkungen
Vorteile eines externen Gefahrgutbeauftragten
- Sofortige Fachkompetenz auf aktuellem Stand
Externe Gefahrgutbeauftragte arbeiten tagtäglich mit ADR, IATA, IMDG und ergänzenden Regelwerken. Sie sind mit aktuellen Änderungen vertraut, kennen typische Fehler aus vielen Unternehmen und bringen Best Practices mit. Schulungskosten für interne Mitarbeitende entfallen weitgehend, weil das Spezialwissen extern vorgehalten wird. - Klare Verantwortungs- und Haftungsstrukturen
Durch Verträge und Tätigkeitsberichte ist eindeutig geregelt, welche Aufgaben der externe Gefahrgutbeauftragte übernimmt. Prüfungen, Freigaben und Empfehlungen werden dokumentiert, wodurch sich Haftungsrisiken reduzieren und Nachweise im Ernstfall schnell verfügbar sind. - Kalkulierbare und oft geringere Kosten
Die meisten KMU benötigen keinen Gefahrgutbeauftragten in Vollzeit. Ein externer Experte kann im Rahmen einer Jahrespauschale oder Monatspauschale bedarfsgerecht eingesetzt werden. In vielen Fällen liegen die Kosten deutlich unter 10 % dessen, was ein interner Vollzeitmitarbeiter inklusive Schulungen, Nebenkosten und Ausfallzeiten kosten würde. - Vertretung und Kontinuität inklusive
Professionelle Anbieter arbeiten im Team. Fällt ein Ansprechpartner aus, übernimmt eine Vertretung – ohne dass Sie neue Schulungen organisieren oder Wissen neu aufbauen müssen. Das sorgt für Stabilität und Planbarkeit. - Unabhängige Sicht von außen
Ein externer Gefahrgutbeauftragter trifft seine Entscheidungen auf Basis der Vorschriften – nicht auf Basis interner Hierarchien oder kurzfristiger Produktionsziele. Dadurch steigt die Compliance-Sicherheit, und Risiken werden frühzeitig angesprochen. - Strukturierte Prozessanalyse und Optimierung
Externe Spezialisten sehen viele unterschiedliche Unternehmen und Branchen. Dieses Wissen fließt in die Analyse Ihrer Abläufe ein. Häufig werden dabei nicht nur Risiken reduziert, sondern auch unnötige Schritte und Doppelarbeiten identifiziert, was Prozesse insgesamt effizienter macht. - Abdeckung von Schulungen und Audits
Viele externe Gefahrgutbeauftragte bieten ADR-1.3-Schulungen, praxisnahe Unterweisungen und Unterstützung bei externen Audits an. Jahresberichte, Schulungsnachweise und Dokumentationen können aus einer Hand erstellt werden – ein großer Vorteil für KMU.
Mögliche Nachteile und wie sie sich praktisch lösen lassen
Nicht permanent vor Ort im Lager
Ein externer Experte ist nicht jede Minute physisch präsent. Spontane Fragen lassen sich jedoch heute problemlos per Telefon, E-Mail, Video oder Foto klären. Für kritische Themen können Vor-Ort-Termine geplant werden, etwa zur Prozessaufnahme oder zur Schulung im Lager.Produktkenntnisse müssen aufgebaut werden
In den ersten Wochen lernt der externe Gefahrgutbeauftragte Ihre Produkte, Prozesse und Besonderheiten kennen. Dieser Kennenlernprozess ist jedoch überschaubar und wird in der Regel im Rahmen der Initialanalyse durchgeführt. Im Gegenzug erhalten Sie eine neutrale Bewertung der vorhandenen Unterlagen und Abläufe.
Welche Lösung ist für kleine und mittlere Unternehmen sinnvoll?
Ob ein interner oder externer Gefahrgutbeauftragter besser geeignet ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Die folgenden Leitfragen helfen bei der Entscheidung:
Ein interner Gefahrgutbeauftragter kann sinnvoll sein, wenn:
Gefahrgut einen sehr großen Anteil am Tagesgeschäft hat,
täglich mehrere Gefahrguttransporte stattfinden,
das Unternehmen über eine eigene, größere Logistikabteilung verfügt,
Gefahrgutlogistik zum Kerngeschäft gehört,
ausreichende Kapazitäten für Schulung, Weiterbildung und Vertretung vorhanden sind.
Ein externer Gefahrgutbeauftragter ist in der Praxis meist die bessere Wahl, wenn:
Ihr Unternehmen nur gelegentlich oder regelmäßig, aber nicht täglich Gefahrgut versendet,
nur wenige Mitarbeitende direkt mit Gefahrgutprozessen beschäftigt sind,
Lithium-Batterien, Aerosole oder andere Gefahrgüter „nebenbei“ laufen,
Sie Kosten, persönliche Haftung und organisatorischen Aufwand minimieren möchten,
Wissen und Erfahrung im Bereich ADR/IATA/IMDG begrenzt sind,
Vertretungsregelungen intern schwer abbildbar sind.
Für die Mehrheit der kleinen und mittleren Unternehmen gilt:
Ein externer Gefahrgutbeauftragter bietet eine Kombination aus hoher Fachkompetenz, kalkulierbaren Kosten und minimalem organisatorischen Aufwand – bei gleichzeitig hoher Rechtssicherheit.
Warum baltic consulting der passende externe Partner für Ihre Gefahrgutabwicklung ist
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Als externer Gefahrgutbeauftragter bieten wir unter anderem:
klare Pauschalpreise statt unübersichtlicher Zusatzkosten,
schnelle Erreichbarkeit per Telefon, E-Mail oder Videocall,
praxisnahe ADR-1.3-Schulungen für Mitarbeitende im Lager, Versand und Einkauf,
Prüfung von Verpackungen, Kennzeichnungen und Dokumenten,
Unterstützung bei Lithium-Batterien, Aerosolen und anderen kritischen Gefahrgütern,
Erstellung des Jahresberichts sowie laufende Dokumentation,
Checklisten, Arbeitsanweisungen und Vorlagen im Downloadbereich,
strukturierte Prozessanalyse und Optimierung Ihrer Gefahrgutabläufe.
Ihr Unternehmen erhält damit:
höhere Rechtssicherheit,
klare, dokumentierte Abläufe,
entlastete Mitarbeitende,
weniger Fehler und Nachfragen von Dienstleistern,
und einen festen Ansprechpartner für alle Gefahrgutfragen.
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Fazit
Die Entscheidung zwischen einem internen und einem externen Gefahrgutbeauftragten ist für kleine und mittlere Unternehmen strategisch wichtig. Interne Lösungen sind mit hohen Ausbildungs- und Folgekosten, Vertretungsproblemen und persönlicher Haftung verbunden.
Ein externer Gefahrgutbeauftragter bietet demgegenüber:
aktuelle Fachkompetenz,
klare Verantwortlichkeiten,
kalkulierbare Kosten,
Entlastung im Tagesgeschäft,
und eine deutlich geringere Fehler- und Haftungsgefahr.
Wenn Sie prüfen möchten, welche Lösung für Ihr Unternehmen konkret sinnvoll ist, oder wenn Sie Unterstützung bei der Gefahrgutabwicklung suchen
