Die häufigsten Fehler bei der Gefahrgutdeklaration – und wie KMU sie vermeiden
In diesem Artikel erfahren Sie, warum Gefahrgutdeklaration für viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) eine unterschätzte Herausforderung ist. Verpackung, Kennzeichnung, Dokumentation und Transportvorschriften greifen ineinander – und oft reicht ein kleiner Fehler, damit eine Sendung gestoppt, zurückgeschickt oder kostenpflichtig nachbearbeitet wird. Im schlechtesten Fall entstehen Schäden, Haftungsfragen oder Bußgelder.
In diesem Beitrag erfahren Sie die 7 häufigsten Fehler bei der Gefahrgutdeklaration – und vor allem, wie Sie diese mit klaren, praxisnahen Maßnahmen vermeiden.
Fehler 1: Falsche oder fehlende UN-Nummer
Die UN-Nummer ist das Fundament jeder Gefahrgutsendung. Sobald die UN-Nummer nicht stimmt (oder fehlt), ist die gesamte Deklaration im Kern falsch – unabhängig davon, wie gut der Rest aussieht.
Typische Ursachen in KMU:
Das Produkt wird falsch eingeordnet (z. B. Lithium-Metall statt Lithium-Ionen oder umgekehrt).
Das Sicherheitsdatenblatt ist unklar, veraltet oder unvollständig.
Die Verpackungsart/der Versandweg wird bei der Einordnung nicht mitgedacht.
Mögliche Konsequenzen:
Annahmeverweigerung durch Carrier
Transportverbot bzw. Stopp im Umschlag
Rücksendungen und Zusatzkosten
Haftungsrisiken bei Zwischenfällen
So vermeiden Sie den Fehler:
Prüfen Sie Sicherheitsdatenblätter konsequent und aktuell.
Klären Sie Zweifelsfälle frühzeitig – bevor Ware verpackt wird.
Bei Lithiumbatterien: Bestehen Sie auf vollständigen Nachweisen (z. B. UN38.3-Dokumentation) und legen Sie intern fest, wo diese abgelegt werden.
Fehler 2: Falsche Verpackung oder fehlende Zulassung
Ein häufiger Praxisfehler: Es wird „einfach ein stabiler Karton“ genommen – obwohl für viele Gefahrgüter eine UN-zugelassene Verpackung erforderlich ist oder bestimmte Verpackungsanweisungen einzuhalten sind.
Praxisbeispiel:
Ein Akku wird in einem Standardkarton versendet. Polschutz fehlt, Innenverpackung ist ungeeignet, der Akku kann sich bewegen – Kurzschluss- und Brandgefahr steigen deutlich.
Typische Schwachstellen:
Keine UN-geprüfte Verpackung (wenn erforderlich)
Unzureichender Schutz gegen Kurzschluss (Polschutz)
Kein ausreichender Beschädigungsschutz (Füllmaterial, Fixierung)
Anforderungen der Transportart werden nicht beachtet (z. B. zusätzliche Vorgaben in der Luftfracht)
So vermeiden Sie den Fehler:
Arbeiten Sie konsequent nach der passenden Verpackungsanweisung (z. B. je nach Stoff).
Nutzen Sie ausschließlich geprüfte/verifizierte Verpackungslösungen, die zur Einstufung passen.
Definieren Sie einen Verpackungsstandard im Betrieb (inkl. Fotos/Beispielset), damit Mitarbeitende nicht „nach Gefühl“ verpacken.
Fehler 3: Fehlende oder falsche Kennzeichnungen
Die Kennzeichnung entscheidet in der Praxis oft darüber, ob ein Carrier die Sendung überhaupt annimmt. Schon kleine Formfehler (falsches Label, falsche Größe, falsche Platzierung) führen zu Stopps.
Häufige Kennzeichnungsfehler:
Veraltete Lithium-Kennzeichnung oder falsche Variante
Gefahrzettel falsch platziert oder über Kanten geklebt
Mindestmaße werden unterschritten
UN-Nummer fehlt, ist unlesbar oder verwischt
So vermeiden Sie den Fehler:
Nutzen Sie ausschließlich aktuelle Labelvorlagen und drucken Sie in ausreichender Qualität.
Prüfen Sie Mindestmaße und Platzierung (gut sichtbar, nicht über Kanten, nicht verdeckt).
Bringen Sie UN-Nummern deutlich lesbar an (auch bei Folierung/Umreifung beachten).
Arbeiten Sie mit einem internen „Musterpaket“ (Referenzsendung), an dem sich alle orientieren können.
Fehler 4: Dokumentation unvollständig oder falsch ausgefüllt
Dokumente sind besonders bei Luftfracht, Seefracht und bestimmten Straßentransporten entscheidend. In vielen KMU gibt es keine Standardisierung – und dadurch entstehen Lücken, unterschiedliche Versionen und fehlerhafte Angaben.
Typische Beispiele:
Erforderliche Erklärungen fehlen (z. B. je nach Versandart)
Gefahrgutpapiere sind unvollständig oder falsch formatiert
Sicherheitsdatenblatt ist veraltet oder liegt nicht zentral vor
So vermeiden Sie den Fehler:
Standardisieren Sie Ihre Dokumente und Versionen (eine gültige Vorlage, ein Speicherort).
Legen Sie Verantwortlichkeiten fest: Wer erstellt was – und wer prüft vor Versand?
Nutzen Sie Vorlagen konsequent (z. B. über Ihre Downloadseite):
Fehler 5: Unzureichende Mitarbeiterschulung (ADR 1.3)
Viele Fehler entstehen nicht aus „Unwillen“, sondern aus fehlender Routine. Wenn Mitarbeitende sporadisch Gefahrgut verpacken, etikettieren oder dokumentieren, entstehen schnell Abweichungen – gerade bei Vertretungen, Zeitdruck oder Personalwechsel.
Warum das kritisch ist:
Mitarbeitende wählen Labels „nach Bauchgefühl“
UN-Zuordnung wird aus alten Mails kopiert
Dokumente werden vergessen oder falsch ergänzt
Bei Zwischenfällen kann persönliche Verantwortung relevant werden
So vermeiden Sie den Fehler:
Führen Sie regelmäßige betriebsinterne Unterweisungen durch (kurz, praxisnah, wiederholbar).
Schulen Sie nach ADR 1.3 (und dokumentieren Sie die Schulung intern sauber).
Etablieren Sie eine klare Onboarding-Routine: Neue Mitarbeitende werden vor dem ersten Gefahrgutversand eingewiesen.
Fehler 6: Falsch gewählte Transportart oder ungeeigneter Carrier
Jeder Carrier hat eigene Annahmeregeln. Was beim einen Dienstleister problemlos läuft, wird beim nächsten abgelehnt – oder nur unter Zusatzbedingungen akzeptiert. Viele KMU merken das erst, wenn die Sendung bereits im Prozess ist.
Typische Situationen:
Gefahrgut wird über Standardprodukte gebucht, obwohl Spezialhandling nötig wäre
Bestimmte Stoffe/UN-Nummern werden grundsätzlich nicht angenommen
Zuschläge und Zusatzanforderungen werden erst nachträglich kommuniziert
So vermeiden Sie den Fehler:
Prüfen Sie vorab die Carrier-Regeln (und dokumentieren Sie die Entscheidung intern).
Arbeiten Sie mit transportfähigen Gefahrgutpartnern, die Ihre Produktpalette abdecken.
Wenn Sie den Aufwand minimieren möchten: Lagern Sie die Versandabwicklung aus und lassen Sie Ihre Prozesse sauber aufsetzen.
Fehler 7: Keine interne Prozesskontrolle (kein System, keine Freigabe)
Der „unsichtbare“ Hauptfehler in vielen Betrieben: Es gibt keinen festen Ablauf. Ohne Checklisten, Freigaben und zentrale Ablage wird Gefahrgutversand von einzelnen Personen getragen – und bricht bei Urlaub, Krankheit oder Wachstum schnell auseinander.
Typische Lücken:
Keine Checkliste pro Sendung
Keine zweite Kontrolle (Vier-Augen-Prinzip)
Keine zentrale Dokumentenablage (SDS, UN38.3, Freigaben)
Keine klare Versandfreigabe („Darf das raus?“)
So lösen Sie das pragmatisch (4-Stufen-Prozess):
Prüfung: Einstufung, UN-Nummer, Versandweg/Carrier-Regeln, Nachweise vorhanden?
Kennzeichnung: Labels/Markierungen, Maße, Platzierung, Lesbarkeit, UN-Nummer sichtbar?
Dokumentation: Richtige Vorlagen, vollständige Angaben, aktuelle Versionen, Ablage?
Versandfreigabe: Checkliste abzeichnen (digital oder Papier), dann erst Übergabe an Versand/Spedition.
Gefahrgutdeklaration ist komplex, aber im Alltag gut beherrschbar, wenn Sie strukturiert arbeiten. Die meisten Probleme entstehen nicht durch „große Fehler“, sondern durch fehlende Standards: falsche UN-Nummern, ungeeignete Verpackungen, unklare Kennzeichnung, lückenhafte Dokumente oder fehlende Schulung.
Wenn Sie Fehler minimieren, Risiken reduzieren und Ihre Abläufe professionell gestalten möchten, unterstützen wir Sie dabei – praxisnah und passend zu Ihrem Unternehmen.
